Livret d'accueil : un outil au service des hébergeurs - Site pro Destination Vendée Grand Littoral

Lors du Bilan de Saison, plusieurs projets ont été présentés et annoncés pour 2025, notamment la création d’une trame de livret d’accueil pour les hébergeurs.
Ce projet s’inscrit dans la démarche qualité dans laquelle l’Office de Tourisme Destination Vendée Grand Littoral est lancé depuis quelques mois. La marque Destination d’Excellence, qui remplace Qualité Tourisme, met le client, et plus particulièrement la satisfaction client, au cœur des préoccupations.

Un outil à destination du client

Le livret d’accueil est un excellent outil qualité. Si ce support est bien conçu, il permet d’accroître la satisfaction clientèle.

Il s’agit pour cela de lister toutes les informations utiles pour faciliter le séjour du vacancier et améliorer son expérience client. Le livret d’accueil participe au rôle d’ambassadeurs de destination que les hébergeurs sont amenés à jouer : recommander un restaurant, conseiller une activité à faire avec des enfants, proposer un itinéraire de randonnée, … L’objectif est de donner une information complète, fiable et utile pour que le séjour se déroule dans les meilleures conditions.

Toutefois pour atteindre cet objectif, il convient de mettre à jour régulièrement le contenu du livret d’accueil. Il serait dommage de conseiller un restaurant qui a depuis fermé ses portes … Pour cela, les hébergeurs peuvent s’appuyer sur les données du site internet destination-vendeegrandlittoral.com qui sont systématiquement mises à jour avant le 31 décembre de chaque année. Ils peuvent aussi se référer aux Top Listes téléchargeables sur le site pro.destination-vendeegrandlittoral.com et disponibles au printemps.

Mais aussi un outil à destination des professionnels

Si le livret d’accueil a été bien pensé, il peut devenir un outil indispensable pour l’hébergeur.

En s’interrogeant sur les besoins du vacancier, et donc en allant au-devant de ses éventuelles demandes, on anticipe et on facilite par conséquent la relation client.

C’est aussi un formidable gain de temps pour l’hébergeur. Le livret d’accueil évite les sollicitations à répétition, puisqu’il liste les informations récurrentes des locataires. C’est donc du temps de gagné pour le professionnel pour s’occuper du « reste » de son activité : entretien du bien, comptabilité et administratif, gestion de la relation client, communication, etc.

Un travail de co-construction

Afin de proposer rapidement à ses hébergeurs partenaires une trame de livret d’accueil, l’Office de Tourisme Destination Vendée Grand Littoral a constitué un groupe de travail de sept professionnels, propriétaires de gîtes et chambres d’hôtes. Le groupe s’est réuni le 9 janvier dernier pour un atelier collaboratif. Il était important pour l’équipe de l’Office de Tourisme que cet outil soit pensé par les professionnels concernés par le sujet.

La trame sera prochainement mise à la disposition des hébergeurs. Ces derniers seront invités à l’adapter pour que chacun puisse disposer de son PROPRE livret d’accueil. En effet, en fonction du type d’activité (chambres d’hôtes ou gîtes), de la localisation (littoral ou rétro-littoral), ou encore des équipements et services proposés, le contenu du livret d’accueil peut – DOIT – être retravaillé pour devenir un outil sur-mesure pour chacun.