Open System est l’outil que l’Office de Tourisme Destination Vendée Grand Littoral utilise pour activer et mettre à jour le calendrier des disponibilités sur les annonces des partenaires hébergeurs.
Le déploiement d’Open System a débuté sur notre territoire en 2019. Aujourd’hui, le bilan est un peu décevant : la majorité des partenaires n’est pas affiliée à Open System et très peu mettent à jour leur planning.
Pourtant, il est indispensable aujourd’hui de communiquer sur les disponibilités. Cette information est bien sûr utile pour les internautes qui consultent le site destination-vendeegrandlittoral.com ; mais aussi pour l’équipe de l’Office de Tourisme pour renseigner la clientèle.
C’est pourquoi, l’Office de Tourisme proposait le 11 mars dernier une visio sur le sujet. L’objectif était de présenter les différentes fonctionnalités de l’outil et d’expliquer comment paramétrer l’interface.
Présentation des fonctionnalités de l'outil
Open System propose trois grandes fonctionnalités :
– la gestion du planning de disponibilité : le partenaire affilié met à jour lui-même son calendrier.
– la gestion de la relation clients : Open System permet de se constituer un fichier clients, d’éditer et d’envoyer des contrats de location, ou encore d’assurer un suivi des dossiers de réservation.
– la vente en ligne : au-delà du calendrier de disponibilités, il est possible pour le partenaire qui le souhaite d’afficher un bouton réserver.
Les deux premières fonctionnalités sont proposées gratuitement.
La vente en ligne est soumise à une commission de 3% (facturée par Vendée Expansion) pour toutes ventes effectuées via Open System.
Paramétrage de l'interface
Pour afficher son calendrier de disponibilité, le partenaire doit effectuer deux paramétrages :
– renseigner dans Open System ses tarifs
L’opération sera plus ou moins longue en fonction de la politique tarifaire du prestataire : tarification basique ou dynamique ; location à la semaine ou possibilité de louer également en formule mid-week ou week-end.
– rentrer dans l’interface ses réservations
À minima le nom du client ; mais le fait de renseigner ses coordonnées complètes permet de constituer le fichier clients qui peut être réclamé par l’administration fiscale.
Une fois ces paramétrages effectués, il convient d’en informer l’Office de Tourisme pour que ce dernier active le calendrier sur l’annonce du partenaire.
Pour aider au paramétrage du compte Open System, un tutoriel est mis à la disposition du partenaire. Il existe également un tutoriel vidéo.
Enfin, Aurélie BELAZ de l’Office de Tourisme Destination Vendée Grand Littoral et Cyril BOURON de Vendée Expansion sont disponibles pour aider les partenaires dans leurs démarches.
Vous souhaitez rejoindre le réseau Open System ?
Consultez le support de réunion du 11 mars 2021
Contactez Aurélie BELAZ :
07 71 70 26 31
aurelie.belaz@destination-vendeegrandlittoral.com
